„Mér finnst allt örlítið æðislegra“ : kostir og gallar þess að nota Scrum í viðburðastjórnun

Ritgerð þessi fjallar um kosti þess og galla að nota Scrum við skipulagningu á stórum viðburðum og hátíðum. Þrátt fyrir ítarlega leit fundu höfundar engar rannsóknargreinar um notkun Scrum í viðburðastjórnun. Því var áhugavert að skoða málið nánar með framkvæmd tilviksrannsóknar. Höfundar skoðuðu tilvik þar sem hópur reyndra verkefnastjóra beitti Scrum á raunverulegt verkefni og söfnuðu gögnum um reynsluna af verklaginu. Tilvikið var Barnamenningarhátíð í Reykjavík og notaðir voru Scrum sprettir og Kanban töflur til þess að halda utan um skipulag hátíðarinnar. Tekin voru hálf skipulögð viðtöl við fjóra þátttakendur en einnig haldin dagbók utan um ferlið. Í hana voru skrifaðar hugleiðingar höfunda og þátttakenda. Ritað var daglega í dagbókina á tveggja vikna tímabili, eða á meðan á sprettum stóð. Viðtölin voru bæði tekin upp og skrifuð niður. Höfundar greindu svörin í fjögur þemu sem hvert hafði sinn einkennislit. Litakóðuð þemun voru færð inn í excel skjal sem gerði gagnagreiningu skýra og skilvirka. Þemun voru eftirfarandi: 1) Kostir Scrum, 2) Gallar Scrum, 3) Gagnsemi Scrum í viðburðastjórnun, 4) Áhrif Scrum á líðan starfsmanna. Meginniðurstöður eru þær að Scrum hentar sérlega vel í viðburðastjórnun. Jafnvel þótt Scrum hafi upprunalega verið notað í hugbúnaðargeira og síðar vöruþróun þá þarf ekki að aðlaga ferlana nema að örlitlu leyti að viðburðum. Ferlin virðast smellpassa að lifandi starfsumhverfi viðburðastjóra. Viðburðir eru kvikir í eðli sínu og óvæntar breytingar tíðar. Sveigjanlegt og flæðandi skipulag Scrum er því einkar hentugt í þeim kringumstæðum. Flóknir viðburðir kalla á góða yfirsýn, upplýsingagjöf og samtal eins og það sem fæst uppi við Kanban töfluna. Það dregur úr líkum á dýrkeyptum mistökum en ekki síður þá dregur það úr streitu sem er algengur fylgifiskur starfsins. Bætt skipulag skapar auk þess rými fyrir nýjungar og skapandi hugsun. Ferlið eykur ennfremur markviss vinnubrögð vegna þess einbeitta ásetnings sem hver og einn setur sér. Að lokum þá stuðlar Scrum að jafnari verkaskiptingu meðal teymisfélaga í viðburðum vegna þess hve sjónræn og gagnsæ verkefnadreifingin er á Kanban töflunni. Það stuðlar að trausti og bættri líðan. Síðast en ekki síst þá virkar hið daglega samtal eins og nokkurs konar hópefli. Það gefur orku í verkefni dagsins, það er skemmtilegt og þjappar hópnum saman. Það eykur leikgleði sem auðgar alla vinnu. Af þessum ástæðum mæla höfundar eindregið með því að Scrum verði innleitt í undirbúningsvinnu stærri viðburða og hátíða og fagna því ef viðburðastjórar hagnýti sér niðurstöður þessarar rannsóknar